Компенсация за использование личного автотранспорта в служебных целях

Согласно ст.188 Трудового Кодекса при использовании работником (с согласия или ведома работодателя и в его интересах) своего имущества, работнику выплачивается компенсация за использование, износ инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.

Компенсация за использование личного автотранспорта не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах сумм, предусмотренных соглашением между работником и работодателем (п.2 ч.1 ст.9 N 212-ФЗ от 24.07.2009г.; гл.23 НК РФ).

Однако для целей налогообложения прибыли суммы компенсации за использование личного автотранспорта работника в пределах месячных норм (ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ от 08.02.2002 № 92) составляют:

по легковым автомобилям:

– при рабочем объёме двигателя до 2000 куб.см включительно – 1200,00руб.
– при рабочем объёме двигателя свыше 2000 куб.см – 1500,00руб.

по мотоциклам:  600,00руб.

 

То есть, суммы свыше этих норм выплачиваются только из чистой прибыли организации.

Но чтобы доказать, что это компенсация, а не доход работника, необходимо запастись пакетом документов:

1. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного автотранспорта работника.
2. Копия свидетельства о регистрации автотранспортного средства.
3. Документы учета служебных поездок (путевые листы, показания GPS-навигаторов).
4. Чеки, квитанции, накладные на покупку гсм и оплату иных расходов, связанных с использованием работника личного автотранспорта в служебных целях (например, квитанция об оплате стоянки на территории аэропорта)

ВЫВОД: С точки зрения налогов выплачивать работникам компенсацию за использование своего автотранспорта в служебных целях выгодно, только когда она укладывается в «прибыльные» нормы. Это бывает редко, поэтому зачастую заключают договор аренды автомобиля сотрудника. В этом случае компания может включать в расходы и арендную плату, и расходы на содержание и ремонт автотранспортного средства. Только вот со стоимости арендной платы придется платить НДФЛ.

КОМПЕНСАЦИЯ ЗА РАЗЪЕЗДНОЙ ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Специалисты Минздравсоцразвития России в письме от 18.09.09 № 22-2-3644 указали на то, что поскольку в действующем законодательстве понятие «разъездной характер работы» отсутствует, то решение вопроса об отнесении той или иной работы к разъездной принимается организацией самостоятельно.

В соответствии со статьей 168.1 ТК РФ работодатель обязан возместить сотрудникам следующие расходы:

– на проезд и проживание во время служебной поездки;
– суточные;
– иные расходы, связанные с разъездным характером работы.

 

Чтобы компенсировать расходы, необходимо правильное документальное оформление.

Перечень расходов и суммы, которые организация готова компенсировать сотрудникам за разъездной характер работы, следует прописать в локальном нормативном акте, трудовых или коллективном договоре.

Документальное оформление:

1. Трудовой договор. (в соответствии со статьей 57 ТК РФ условие о разъездном характере работы должно быть указано в трудовом договоре с работником. Кроме этого, разъездной характер работы также нужно отметить в должностной инструкции работника).

2. Положение о разъездном характере работы. (Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

3. Должностные инструкции. (в должностных инструкциях тех сотрудников, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что работа носит разъездной характер).

4. Документы, подтверждающие расходы. (Стоимость проезда должна подтверждаться билетами, чеками и квитанциями).

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

В данную категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов сотрудникам с разъездным характером работы.

Как отмечает Минфин России в письме от 25.10.13 № 03-04-06/45182, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежит обложению НДФЛ в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором, или иными локальными актами организации, так же компенсации не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, предусмотренных соглашением между работником и работодателем. (п.2 ч.1 ст.9 N 212-ФЗ от 24.07.2009г.)

Важно! Учесть для целей налогообложения прибыли суммы возмещения расходов, связанных со служебными поездками. (Минфин России опять же указывает на то, что в расходах могут быть учтены только суммы компенсаций, предусмотренные соглашениями или локальными нормативными актами).

Суммы компенсаций, по мнению специалистов главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.