6 НДФЛ: порядок заполнения в разных случаях.

6 НДФЛ- новая и самая сложная форма для бухгалтера  форма отчетности. Хоть и состоит из двух коротких разделов. Но чтобы ее заполнить, требуется много времени. Даже налоговая служба уже три раза меняла контрольные соотношения, при помощи которых проверяет 6 НДФЛ.

Если в 2016 году организация или предприниматель хотя бы один раз начисляли или выплачивали доходы физическим лицам, то начиная с этого момента обязаны ежеквартально до конца года отчитываться по форме 6-НДФЛ. В расчете  нужно указать доходы физических лиц, налоговые вычеты, а также суммы НДФЛ. Показателя определяются не по каждому сотруднику отдельно, а по организации в целом. Форма и порядок расчета 6-НДФЛ  утверждены приказом ФНС России от 14.10.2015 №ММВ-7-11/450.

Отчетными периодами для формы 6-НДФЛ являются 1 квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Если в течение отчетного периода заработная плата не начислялась и не выплачивалась, то форму 6 -НДФЛ с нулевыми показателями отправлять в налоговую инспекцию не нужно. Ведь этот расчет сдают налоговые агенты. Но чтобы подстраховаться, можно написать письмо в налоговую инспекцию в произвольном виде и указать  причину, почему не сдаете расчет. Основания могут быть следующими: нет работников, не было выплат в течение отчетного периода, отсутствует деятельность. 

В каком виде предоставляется расчет по форме 6-НДФЛ. Расчет по форме 6-НДФЛ  можно предоставлять в налоговую инспекцию по месту учета  в бумажном виде, если доходы выплачивались не более 24 сотрудникам. Если доходы выплачивались 25 физическим лицам и больше – расчет предоставляется в электронном виде. Если у организации есть обособленные подразделения, то отчеты нужно подавать в несколько инспекций.

 

Порядок заполнения расчета по форме 6-НДФЛ.

На титульном листе указываются название организации и прочие реквизиты. По строке “Отчетный период” указывается код отчетного периода. Например, при сдаче отчета за 6 месяцев код будет 31.

В разделе 1 отражаются общие суммы доходов, вычетов, рассчитанного и удержанного налога нарастающим итогом с начала  календарного года. Если в 2016 году выплачивалась заработная плата за 2015 год, в разделе 1 ее отражать не нужно (письмо ФНС России от 25.02.2016 №БС-4-11/3058@). В разделе 2 заполните по этой выплате отдельный блок. В строке 100 запишите 31.12.2015, в строке 110 — дату, когда выдана последняя часть зарплаты за декабрь и удержан НДФЛ. В строке 120 укажите следующий день после дня выплаты. В строках 130 и 140 отразите начисленную зарплату за декабрь и НДФЛ с нее.

В разделе 2 отчета 6-НДФЛ в отдельных блоках отражаются выплаты, удержанные налог, даты начисления и выплаты дохода и крайние сроки уплаты НДФЛ. Показатели записываются только за 3 последних месяца отчетного периода (письмо ФНС России от 25.02.2016 №БС-4-11/3058@). Например, в разделе 2 формы 6-НДФЛ за 6 месяцев будут выплаты с апреля по июнь включительно.

Какие даты ставить в строках 100,110 и 120 раздела формы 6-НДФЛ приведены в таблице

Наименование выплаты	Номер и наименование строки
	100 “Дата получения дохода”	110 “Дата удержания налога”	120 “Срок перечисления налога”
Отпускные	День выплаты дохода	День выплаты дохода	Последний день месяца
Пособие по временной нетрудоспособности
Материальная помощь	День выплаты дохода	День выплаты дохода	День, следующий за днем выплаты дохода
Сверхнормативные суточные	Последний день месяца, в котором утвердили авансовый  отчет	Ближайший день выплаты дохода в денежной форме	Рабочий день, следующий за днем выплаты дохода
Неподтвержденные командировочные  расходы
Вознаграждение по ГПД	День выплаты дохода	День выплаты дохода	День, следующий за днем выплаты дохода
Дивиденды
Расчет при увольнении

 

Остановимся конкретно на примерах:

1.  Заработная плата выплачивается в месяце, когда ее начислили. (Пример сдачи расчета за полугодие)

   В разделе 1 отражаются выплаты, начисленные с января по июнь включительно (строка 020), вычеты (строка 030)  и сумма  НДФЛ  исчисленного (строка 040) за этот период, количество физических лиц, получивших доход (строка 060), сумма удержанного налога (строка 070)  в данном случае будет совпадать  со строкой 040.

Раздел 2  за полугодие заполняем так:

100   30.04.2016                  130    290000.00

110   29.04.2016                  140    37700.00

120   04.05.2016

100   31.05.2016                  130    290000.00

110   31.05.2016                  140    37700.00

120   01.06.2016

100   30.06.2016                  130    290000.00

110   30.06.2016                  140    37700.00

120   01.07.2016

2. Заработная плата выплачивается  в следующем месяце за месяцем начисления.

В разделе 1 отражаются выплаты, начисленные с января по июнь включительно (строка 020), вычеты (строка 030)  и сумма  НДФЛ  исчисленного (строка 040) за этот период, количество физических лиц, получивших доход (строка 060). По строке 070 показываем только  сумму удержанного НДФЛ с зарплаты, выданной не позднее 30 июня.  Поэтому налог с июньской зарплаты , выплаченной в июле, сюда не войдет.

Раздел 2  за полугодие заполняем так:

100   31.03.2016                  130    290000.00

110   05.04.2016                  140    37700.00

120   06.04.2016

100   30.04.2016                  130    290000.00

110   05.05.2016                  140    37700.00

120   06.05.2016

100   31.05.2016                  130    290000.00

110   31.05.2016                  140    37700.00

120   01.06.2016

Поскольку заработная плата за март выплачивалась 05 апреля, включаем в раздел 2 эти выплаты. А заработная плата за июнь, которая выплачена  05 июля, не должна включаться  в раздел 2 расчета за полугодие.  

3.  Отражение отпускных в форме 6-НДФЛ.

Отпускные облагаются НДФЛ, поэтому  их суммы отражаются в 6-НДФЛ. Специфика состоит в том, что отпускные выплачиваются каждому индивидуально.  Ведь сотрудники берут отпуск в разное время. Отпускные работодатель обязан перечислить  не позднее чем за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Для отпускных установлен крайний срок уплаты- последний день месяца, в котором отпускные перечислены.

В разделе 1 отражаем отпускные так. В показатель строки 020 включаем начисленную сумму отпускных. По строке 030 –  предоставленные работникам вычеты.  В строке 040 – начисленный налог. в строке 070 будет удержанный налог с отпускных.

В разделе 2 заполнять нужно столько блоков, сколько дней в квартале выплачивались эти суммы. Если в один и тот же день перечислялись  отпускные нескольким работникам, объедините выплаты. Запишите их в одном блоке. Если выплачивались отпускникам деньги в разные дни, заполните на каждого отдельный блок.

В блоках ставим такие  показатели.  В строках 100 и 110 записываем дату выдачи сотруднику денежных средств. Это день, когда доход считается полученным  и из него вы удержали НДФЛ. ( п.1 ст.223 НК РФ). В строке 120 укажите последний день месяца, в котором вы выплатили отпускные. Это срок уплаты НДФЛ ( п.6 ст. 226 НК РФ). А в строках 130 и 14 будет начисленная сумма отпускных и удержанный налог  с отпускных.

Пример (если день выплаты отпускных 19 мая):

100   19.05.2016                  130    52000.00

110   19.05.2016                  140    6760.00

120   31.05.2016

4.  Отражение больничного пособия в форме 6-НДФЛ.

Из всех пособий, которые выплачиваются работникам, НДФЛ облагается только пособие по временной нетрудоспособности. Поэтому его надо отразить в форме 6-НДФЛ. Для пособия крайняя дата уплаты НДФЛ- последнее число месяца, в котором выплачены деньги  (абз. 2 п.6 ст. 226 НК РФ). Имеет значение, когда выплачено пособие, а не когда начислено. 

Если пособие вы начислили и выплатили, отражайте его в разделе 1 и в разделе 2 формы 6-НДФЛ.

В разделе 1 включите сумму начисленного пособия по строке 020. А в показатели по строкам 040 и 070 добавьте НДФЛ с пособия.

В разделе 2 запишите выплаченное пособие в отдельном блоке из строк 100-140.  Вместе с зарплатой пособие отражать нельзя. Ведь для этих доходов установлены разные крайние сроки уплаты НДФЛ. Для зарплаты- следующий день после выплаты. А для пособий- последний день месяца. В строках 100 и 110  поставьте дату выплаты (п.1 ст.223 НК РФ). В строке 120 запишите последний день месяца, в котором выплачены деньги сотруднику. В строках 130 и 140 отразите  начисленную  сумму пособия и налог с него.

Пример (пособие выплачено 16 мая)

100   16.05.2016                  130    8400.00

110   16.05.2016                  140    1092.00

120   31.05.2016

Если пособие вы начислили, но не выплатили до конца отчетного периода ( полугодие, 9 месяцев, год), отразите  его сумму в разделе 1 формы 6-НДФЛ. В показатель по строке 020 добавьте начисленную сумму, в строку 040- рассчитанный НДФЛ. В строке 070 налог с суммы пособия не отражайте. Ведь на отчетную дату вы пособие не выплатили. Не нужно записывать НДФЛ с пособия  и в строке 080. Срок, чтобы удерживать налог, еще не наступил.

В раздел 2 невыплаченное пособие не записывайте. Вы покажете его в следующий период, после того, как перечислите деньги работнику.

5. Отражение расчетов с уволенным сотрудником.

Уволенному сотруднику в последний его рабочий день должны выплатить заработную плату и компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие, если оно предусмотрено законом или трудовым договором. (ст.178 ТК РФ).Зарплата и компенсация полностью облагаются НДФЛ, а выходное пособие- только в части, превышающей три средних месячных заработка сотрудника (п.3 ст.217 НК РФ и письмо Минфина России от 23.05.2016 №03-04-06/29283). Для районов крайнего Севера и приравненных к ним местностей НДФЛ начисляется только с суммы выходных пособий, превышающих шестикратный средний заработок. В форме 6-НДФЛ отражаются только  те суммы выходных пособий, которые облагаются НДФЛ.

В разделе 1 суммы начисленной зарплаты и компенсации за отпуск и облагаемого налогом пособия включите в строку 020.  В строке 030  будут вычеты, в строках 040-070 начисленный и удержанный НДФЛ.

В разделе 2 запишите выплаченные уволенному сотруднику суммы в отдельном блоке.  В блоке с заработной платой остальным работникам их отразить нельзя. В строках 100 и 110 поставьте дату выплаты. В строке 120 будет следующий рабочий день.  В строках 130 и 140 отразите начисленные суммы и удержанный НДФЛ.

Пример (заработная плата и компенсация при увольнении выплачены 15 июня)

100   15.06.2016                  130    54000.00

110   15.06.2016                  140    7020.00

120   16.06.2016

В ситуации, когда сотрудник сначала взял отпуск, а потом уже  уволился, отпускные запишите в отдельном блоке.

6. Отражение подарков для  сотрудников.

НДФЛ удерживается со стоимости подарков, превышающих 4000 руб. с начала года.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ отразите подарки так. В показатель по строке 020 раздела 1 включите всю стоимость подарка. А в строке 030 укажите необлагаемую часть выплаты. То есть 4000 руб. или стоимость подарка, если она ниже. В строках 040 и 070 укажите начисленный и удержанный НДФЛ с подарка. Если вы не смогли удержать НДФЛ со стоимости подарка, отразите сумму налога в строке 080.

В разделе 2 заполните на подарок отдельный блок из строк 100-140. В строках 100 и 110 укажите дату выдачи подарка. В строке 120- срок уплаты НДФЛ. Это следующий рабочий день после того, как налог удержан. В строке 130 запишите полную стоимость  подарка. В строке 140 поставьте сумму НДФЛ, если вместе с подарком вы выдавали работнику деньги. Тогда вы удержали НДФЛ со стоимости подарка из денежной выплаты. Если же в день выдачи подарка вы не выплачивали работнику деньги, НДФЛ удержать не могли. В таком случае в строке 140 вместо суммы налога поставьте 0.

Пример (если стоимость подарка 5000 руб., НДФЛ смогли удержать из зарплаты, которую выплачивали в этот же день).

100   08.06.2016                  130    5000.00

110   08.06.2016                  140    130.00

120   09.06.2016

7. Отражение выплат по договору подряда.

Доход по гражданско-правовому договору признается в день, когда вы выплатили деньги физическому лицу. Так что с аванса по такому договору необходимо удерживать НДФЛ(подп.1 п.1 ст.223 НК РФ и письмо Минфина России от 26.05.2014 №03-04-06/24982).

В разделе 1 формы 6 НДФЛ запишите все облагаемые доходы физических лиц, начисленные с начала года, а также налог с них. Суммы авансов и окончательных выплат по гражданско-правовым договорам включите в показатель по строке 020. Начисленный налог с них покажите  в строке 040, а удержанный внесите в строку 070. Если до конца отчетного периода вы начислили окончательную сумму по договору, но не выдали, отразите ее в строке 020. А рассчитанный налог- в строке 040. Но вот в строку 070 этот НДФЛ не записывайте.

В разделе 2 отчета вы фиксируйте суммы, выданные за последние три месяца. Аванс и окончательную оплату по ГПД запишите в отдельных блоках из строк 100-140.  В строках 100 и 110 поставьте дату выдачи сумм. В строке 120  укажите следующий рабочий день .А вот в строках 130  и 140 будет сумма начисленного аванса или окончательной оплаты и удержанный с них НДФЛ.

Пример ( 20  апреля выплачен аванс по ГПД за минусом НДФЛ)

100   20.04.2016                  130    12000.00

110   20.04.2016                  140    1560.00

120   21.04.2016

Коротко на примерах  описала самые  распространенные виды выплат  физическим лицам и их отражение в расчете по форме 6-НДФЛ.